Compte rendu de Réunion du Dimanche 10 Juin 2018
Compte rendu de Réunion du Dimanche 10 Juin 2018.
Lieu: Salle du Scrabble à Heugas.
Présents: 13: (voir liste d'émargements)
Excusés: 14: Le Beuze Lucie, Le Beuze Yann, Lasserre Sébastien, Camblong Mayalène, Darget Claire, Darget Vincent, Ducamp Bastien, Ducamp Adrien, Aycaguer Laurent, Debayle Julie, Lahitte Paul, Bougeon Jo, Terrade Nicolas, Mora Jessica.
Absents non excusés: 44
La séance est ouverte par Carole et Sandrine, co-Présidentes, à 11H00.
Ordre du jour:
- Cinéma "Plein-Air"
- Bus
- Visites de Châteaux
- Programme "Fêtes 2018"
- Questions diverses
Sujets traités:
- Ouverture "Bodega" le 16 Juin:
Nettoyage le 10.
Ping-Pong, grillades, concert.
- Sortie du 23 Juin 2018:
Rafting : 37 inscrits au total. 3 ne feront pas le Rafting
La « Bodega » s’occupe du repas froid et le Comité s’occupe de l’apéritif.
- Cinéma « Plein air »:
Faire la commande de bières à la cave « Dourthe », BRUNO s’en charge
Le film choisi : « Cigarettes et chocolat chaud »
Pas de banda disponible, la « Bodega » pretera un CD pour musique d’ambiance.
Suite à la dégustation à Vieux Boucau, chez « Bocal Local », par certains membres de la commission « Restauration/Bar », il a été décidé que « Bocal Local » viendrait pour les repas :
- Entrée à 4€
- Plat : 7€
- Dessert : 4€ sauf Glace à 3,5€
- Bus « Pampelune »:
Le samedi 14 Juillet 2018
- Départ Heugas : 10H00
- Retour, départ Pampelune : 2H00
Sandrine va lancer la démarche pour les inscriptions.
- Bus « Bayonne »:
Le dimanche 29 Juillet 2018
- Départ Heugas : 10H00
- Retour, départ Bayonne : 22H00
Reste à voir pour le paiement à l’entrée des fêtes ! (Le billet d'entrée sera compris dans le prix)
- Visite de 2 châteaux (vinicoles):
Le samedi 07 Juillet 2018
- 1 visite le matin, arrivée au château pour 10H30, visite + dégustation, durée : 1H30
- 1 visite l’après midi à 14H00
- Ces visites/dégustations sont ouvertes à tout le monde
Inscriptions auprès de Nicolas.
- Programme des Fêtes 2018:
- Le format papier du programme passe en « A5/12 pages ».
- Mise en place, cette année, de « packs » pour les encarts publicitaires des sponsors. En fonction du pack choisis un certain nombre de repas, apéritifs ou bouteille de vin est fourni.
- Les repreneurs du bar « L’Entre 2 » ont été rencontrés par nos soins. Ils ouvriront officiellement le 1er Juillet 2018. Avec leurs apéritifs, ils serviront des tapas. Les membres du bureau et les membres de la commission « Restauration/Bar » vont les rencontrer le vendredi 15 Juin.
- Le concert du vendredi aura lieu sur la place.
- L’apéritif de « remise en forme » du lundi sera au bar.
- Nous allons rencontrer les forains afin de connaître leur positionnement.
- Pas d’autorisation pour les vendeurs ambulants.
- Le Programme sera remis à la « Classe » le 29 Juin.
- Des tee shirts et polos doivent être rachetés pour les nouveaux membres. Il est nécessaire de faire le point sur les besoins (nombre et tailles).
- Une réunion doit être programmée avec les membres de la commission « Culture/Animation ».
- Une réunion doit être programmée avec les membres de la commission « Bar/Restauration ».
- 1 réunion « Comité et Bodega » aura lieu pour la préparation des fêtes 15 jours avant celles-ci.
- La préparation du tableau des « tâches » doit être effectué avant le 08 Juillet. Céline et Sandrine doivent faire remonter à Nathalie Nicol puis impression sur du A0 par Gutenberg.
- Le planning des différentes « tâches » (mission, installation, postes, nettoyage, etc…..) sera affiché 15 jours avant les fêtes et sera rempli lors d’une réunion et lors des préparations du mercredi et du vendredi.
- Le nettoyage de fin des fêtes aura lieu pour tout le monde « Comité et Bodega », le mardi en fin d’après midi suivi d’un repas/plancha.
- Questions diverses:
Le repas avec la « Bodega », les jeunes de l"Avant-Classe" et le Comité aura lieu le samedi à midi. Un plat unique sera commandé (Couscous, par exemple).
Le repas du samedi soir sera gratuit pour le Comité et la Bodega.
Céline va faire les achats pour plastification des affiches (devis Gutemberg), une échelle et une agrafeuse à bois.
Concernant le local "Réserve", nous allons faire la demande à la FNACA afin de savoir s'il utilisent le local et faire un inventaire papier qui sera affiché (matériels, dates de prêt et dates de retour).
Le dimanche ne sera plus privilégié comme jour de réunion car beaucoup de monde a des impératifs.
La séance est levée à 12H15.
Robert, secrétaire adjoint.